Doanh nghiệp được ủy quyền cho nhân viên thanh toán hộ hóa đơn từ 5 triệu bằng tài khoản cá nhân không?

Được, nhưng phải làm đúng và đủ giấy tờ. Luật cho phép doanh nghiệp ủy quyền cho nhân viên dùng tài khoản cá nhân trả tiền nhà cung cấp, rồi công ty trả lại cho nhân viên. Có kèm bộ chứng từ mẫu tải về.

Cảnh báo & cập nhậtCông ty TNHH Dịch vụ Tư vấn TRÍ TÍN, rà soát theo quy định đến ngày 21/10/2026Đăng ngày 21/10/2026

Doanh nghiệp được ủy quyền cho nhân viên thanh toán hộ hóa đơn từ 5 triệu bằng tài khoản cá nhân không?

Trả lời ngay

Được, nếu đủ năm điều kiện sau.

Khoản mua phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
Công ty có quy chế hoặc quyết định cho phép nhân viên thanh toán hộ.
Hóa đơn ghi đúng tên và mã số thuế của công ty.
Nhân viên chuyển khoản trả nhà cung cấp từ tài khoản của chính mình.
Công ty trả lại tiền cho nhân viên cũng bằng chuyển khoản.

Căn cứ: Nghị định 181/2025/NĐ-CP Điều 26 khoản 2 điểm i (GTGT); Nghị định 320/2025/NĐ-CP Điều 9 khoản 1 điểm c2 và Thông tư 20/2026/TT-BTC Điều 3 khoản 13 điểm b (TNDN).

Đang vướng một tình huống hóa đơn cụ thể? Kể tình huống để biết cần xử lý việc gì trước.

Kể tình huống của tôi Zalo

Tải bài viết (PDF)

Cách làm nào được, cách nào không?

Nhân viên chuyển khoản trả nhà cung cấp trước, công ty chuyển khoản trả lại sau (có quy chế, hóa đơn tên công ty)

GTGT: Được
TNDN: Được
Vì sao: Đúng cách luật cho phép.

Công ty chuyển khoản tạm ứng trước, nhân viên chuyển khoản trả nhà cung cấp rồi quyết toán tạm ứng

GTGT: Chưa có hướng dẫn rõ
TNDN: Chưa có hướng dẫn rõ
Vì sao: Luật chỉ nói trường hợp công ty trả lại sau khi nhân viên đã trả. Tạm ứng trước thì chưa có văn bản nói riêng.

Công ty tạm ứng bằng tiền mặt, nhân viên trả nhà cung cấp bằng tiền mặt

GTGT: Không
TNDN: Không
Vì sao: Thiếu chứng từ chuyển khoản.

Nhân viên chuyển khoản trả nhà cung cấp, công ty trả lại bằng tiền mặt

GTGT: Không
TNDN: Không
Vì sao: Công ty trả lại cho nhân viên cũng phải bằng chuyển khoản.

Người chuyển tiền không phải nhân viên của công ty (người nhà, bạn bè, tài khoản mượn)

GTGT: Rủi ro cao
TNDN: Rủi ro cao
Vì sao: Luật chỉ nói người lao động của công ty. Muốn nhờ người ngoài thanh toán thì phải có hợp đồng bằng văn bản với bên thứ ba, và pháp luật cấm mượn tài khoản.

Nhiều hóa đơn nhỏ, cùng ngày, cùng nhà cung cấp, cộng lại từ 5 triệu (giá đã gồm thuế)

GTGT: Phải chuyển khoản
TNDN: Phải chuyển khoản
Vì sao: Luật cộng dồn các hóa đơn trong cùng một ngày.

Cách làm	GTGT	TNDN	Vì sao
Nhân viên chuyển khoản trả nhà cung cấp trước, công ty chuyển khoản trả lại sau (có quy chế, hóa đơn tên công ty)	Được	Được	Đúng cách luật cho phép.
Công ty chuyển khoản tạm ứng trước, nhân viên chuyển khoản trả nhà cung cấp rồi quyết toán tạm ứng	Chưa có hướng dẫn rõ	Chưa có hướng dẫn rõ	Luật chỉ nói trường hợp công ty trả lại sau khi nhân viên đã trả. Tạm ứng trước thì chưa có văn bản nói riêng.
Công ty tạm ứng bằng tiền mặt, nhân viên trả nhà cung cấp bằng tiền mặt	Không	Không	Thiếu chứng từ chuyển khoản.
Nhân viên chuyển khoản trả nhà cung cấp, công ty trả lại bằng tiền mặt	Không	Không	Công ty trả lại cho nhân viên cũng phải bằng chuyển khoản.
Người chuyển tiền không phải nhân viên của công ty (người nhà, bạn bè, tài khoản mượn)	Rủi ro cao	Rủi ro cao	Luật chỉ nói người lao động của công ty. Muốn nhờ người ngoài thanh toán thì phải có hợp đồng bằng văn bản với bên thứ ba, và pháp luật cấm mượn tài khoản.
Nhiều hóa đơn nhỏ, cùng ngày, cùng nhà cung cấp, cộng lại từ 5 triệu (giá đã gồm thuế)	Phải chuyển khoản	Phải chuyển khoản	Luật cộng dồn các hóa đơn trong cùng một ngày.

Căn cứ: Nghị định 181/2025/NĐ-CP Điều 26 khoản 2 điểm c, i và khoản 3; Nghị định 320/2025/NĐ-CP Điều 9 khoản 1 điểm c, c1, c2; Nghị định 52/2024/NĐ-CP Điều 8 khoản 5.

Cần chuẩn bị những giấy tờ nào?

Hóa đơn GTGT mang tên, địa chỉ, mã số thuế công ty

Bắt buộc: Có
Mẫu tham khảo: Hóa đơn

Quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định cho phép nhân viên thanh toán hộ

Bắt buộc: Có
Mẫu tham khảo: Mẫu 01

Chứng từ chuyển khoản của nhân viên trả nhà cung cấp (ủy nhiệm chi, giấy báo, sao kê… cho thấy người chuyển, người nhận, số tiền, nội dung, thời gian)

Bắt buộc: Có
Mẫu tham khảo: Chứng từ thanh toán

Nhân viên trả bằng ví điện tử hoặc thẻ ngân hàng: chứng từ giao dịch của ví hoặc thẻ do chính nhân viên đứng tên (cho thấy người chuyển, người nhận, số tiền, nội dung, thời gian)

Bắt buộc: Có, khi trả bằng ví hoặc thẻ
Mẫu tham khảo: Chứng từ thanh toán

Chứng từ chuyển khoản của công ty trả lại cho nhân viên

Bắt buộc: Có
Mẫu tham khảo: Chứng từ thanh toán

Giấy ủy quyền thanh toán cho từng người, từng giao dịch

Bắt buộc: Nên có
Mẫu tham khảo: Mẫu 02

Giấy đề nghị thanh toán hộ hoặc tạm ứng, có người duyệt

Bắt buộc: Nên có
Mẫu tham khảo: Mẫu 03

Bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc, sổ chi tiết tạm ứng (khi có tạm ứng)

Bắt buộc: Theo chế độ kế toán
Mẫu tham khảo: Mẫu 04, trang Tạm ứng

Giấy tờ	Bắt buộc	Mẫu tham khảo
Hóa đơn GTGT mang tên, địa chỉ, mã số thuế công ty	Có	Hóa đơn
Quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định cho phép nhân viên thanh toán hộ	Có	Mẫu 01
Chứng từ chuyển khoản của nhân viên trả nhà cung cấp (ủy nhiệm chi, giấy báo, sao kê… cho thấy người chuyển, người nhận, số tiền, nội dung, thời gian)	Có	Chứng từ thanh toán
Nhân viên trả bằng ví điện tử hoặc thẻ ngân hàng: chứng từ giao dịch của ví hoặc thẻ do chính nhân viên đứng tên (cho thấy người chuyển, người nhận, số tiền, nội dung, thời gian)	Có, khi trả bằng ví hoặc thẻ	Chứng từ thanh toán
Chứng từ chuyển khoản của công ty trả lại cho nhân viên	Có	Chứng từ thanh toán
Giấy ủy quyền thanh toán cho từng người, từng giao dịch	Nên có	Mẫu 02
Giấy đề nghị thanh toán hộ hoặc tạm ứng, có người duyệt	Nên có	Mẫu 03
Bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc, sổ chi tiết tạm ứng (khi có tạm ứng)	Theo chế độ kế toán	Mẫu 04, trang Tạm ứng

Căn cứ: Thông tư 20/2026/TT-BTC Điều 3 khoản 13 điểm b; Nghị định 181/2025/NĐ-CP Điều 26 khoản 2 điểm i; Nghị định 52/2024/NĐ-CP Điều 3 khoản 10; Thông tư 99/2025/TT-BTC (tài khoản 141).

Khuyến cáo

Nên hạn chế dùng cách này

Luật cho phép, nhưng chúng tôi khuyên doanh nghiệp hạn chế, vì ba lý do:

1.Dễ bị yêu cầu giải trình. Hóa đơn từ 5 triệu mà công ty không có chứng từ chuyển khoản của chính công ty (trả cho nhà cung cấp, hoặc trả lại cho nhân viên) thường sẽ bị yêu cầu giải trình, doanh nghiệp mất nhiều thời gian chứng minh.
2.Dễ thiếu hoặc sai hồ sơ. Một khoản thanh toán hộ cần nhiều giấy tờ đi cùng: quy chế, ủy quyền, hóa đơn đúng tên, hai chứng từ chuyển khoản. Thiếu một thứ hoặc ghi sai một chỗ thì khoản đó có thể không được khấu trừ, không được tính chi phí.
3.Chưa có quy định rõ về tạm ứng trước. Luật chỉ nêu trường hợp nhân viên trả nhà cung cấp trước, công ty trả lại sau. Công ty chuyển tiền tạm ứng trước rồi nhân viên mới trả thì chưa có văn bản hướng dẫn riêng, nên chưa thể chắc chắn.

Tốt nhất Công ty nên trả thẳng cho nhà cung cấp từ tài khoản của Công ty. Cần thanh toán hộ thì làm đủ giấy tờ như trên; bộ mẫu ngay dưới đây giúp việc đó.

Tải bộ chứng từ mẫu

Tải thẳng, không cần đăng ký. Chỗ cần điền được tô vàng. Thông tin TRÍ TÍN nằm ở chân trang và trang hướng dẫn, xóa được trước khi dùng.

Tải cả bộ (file nén)

Bộ mẫu là tài liệu tham khảo, không thay thế tư vấn cho trường hợp cụ thể. Mỗi doanh nghiệp cần điều chỉnh theo quy chế và hợp đồng của mình. Cần chuyên viên TRÍ TÍN xem giúp cho đúng với doanh nghiệp của bạn: nhắn Zalo Trí Tín Consulting hoặc gọi 0901 305 405.

Tải bài viết (PDF)

Miễn phí

Đang vướng một tình huống hóa đơn cụ thể? Kể tình huống để biết cần xử lý việc gì trước.

Kể tình huống của doanh nghiệp, chuyên viên TRÍ TÍN xem giúp. Miễn phí, không ràng buộc sử dụng dịch vụ.

Kể tình huống của tôi

Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn TRÍ TÍNrà soát theo quy định đến ngày 21/10/2026

Căn cứ pháp lý

Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15: Điều 14 khoản 2
Nghị định 181/2025/NĐ-CP: Điều 25, Điều 26 (khoản 2 điểm c, i; khoản 3)
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15: Điều 9 khoản 1 điểm b, c
Nghị định 320/2025/NĐ-CP: Điều 9 khoản 1 điểm b, c, c1, c2
Thông tư 20/2026/TT-BTC: Điều 3 khoản 13 điểm b
Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt: Điều 3 khoản 10, Điều 8 khoản 5
Thông tư 99/2025/TT-BTC: tài khoản 141 (Tạm ứng)
Công văn 1810/TCS3-QLDN1 ngày 25/07/2025 (Thuế cơ sở 3 tỉnh Đồng Nai) và Công văn 4850/DON-QLDN1 ngày 15/10/2025 (Thuế tỉnh Đồng Nai) về thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba

⚠ Lưu ý khi sử dụng bài viết

Bài viết được TRÍ TÍN tổng hợp từ các văn bản pháp luật liên quan, giúp Quý Khách hàng nắm nhanh những điểm chính. Nội dung mang tính tham khảo chung, chưa xét đến hoàn cảnh riêng của từng doanh nghiệp và không phải ý kiến tư vấn pháp lý hay tư vấn thuế cho một trường hợp cụ thể. Quy định có thể được sửa đổi hoặc hướng dẫn thêm sau ngày đăng, vì vậy Quý Khách hàng vui lòng đối chiếu văn bản gốc trên vanban.chinhphu.vn khi áp dụng; TRÍ TÍN không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh do áp dụng nội dung bài viết mà chưa được tư vấn riêng. Với tình huống cụ thể của doanh nghiệp, mời Quý Khách hàng liên hệ trực tiếp TRÍ TÍN: chúng tôi sẽ rà soát hồ sơ thực tế và trả lời chính xác cho từng trường hợp.